世古 詞一

【1on1でのリアルなメモの取り方6選】

2020/8/28配信
【第57号】2020/8/28
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      個人と組織の変革のヒント
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1.【コラム】
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3.【編集後記】
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皆様

おはようございます。
サーバントコーチの世古詞一です。

本メルマガは「個人と組織の変革のヒント」を
テーマとして情報をお伝えしてまいります。

では今日も早速、コラムにまいりましょう。

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1【コラム】1on1でのリアルなメモの取り方6選
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先日、1on1に関する講演会で「メモの取り方」に
ついて質問を受けました。これに関しては、
他所でもよく話題に上ります。

1on1でのメモの取り方に悩んでいる人は多いようです。

なぜなら、研修等ではメモの取り方はあまり
触れられずに、話を「聴く」ことが大事と教わります。

「傾聴」のトレーニングなどを行って、
教科書的に言うならば、ちゃんと相手を見て
うなずいたり、相づちをうったりと

「あなたのことを見てますよ」
「存在を認めていますよ」
「あなたの話を聞いています、理解していますよ」

という非言語のメッセージを送ることを学びます。
そうすることで、相手が話をしやすくなるからです。

確かに相手に向き合うことは大切です。

しかし、それだけに注力するのが、
普段の上司の態度とあまりにも違い過ぎると
「不自然感」が半端なくなる恐れがあります(笑。

そして部下が違和感を感じて、むしろ心理的安全性が
損なわれる可能性もあります。

また、何よりそればかりしていると、
メモが取れなくなります。

話してもらうことが、もちろん大事なのですが、
やはり、メモやログを残すといったことも、
同時に非常に重要です。

でははたして、いつ、どのように
メモを取るのが適切なのでしょうか?

今回は1on1時のリアルなメモの取り方について
お伝えしていきます。

今回ご紹介するメモの取り方は以下6つのパターンです。


1.上司がキーワードだけ書いておく

 これは、割とノーマルな形ではないでしょうか。
 会話をしながら、たまに文字に落としていく形です。

 メリットとしては、上司の労力も少なく、
 自然なコミュニケーションになりやすいことです。

 終わり際に、キーワードを見せて、気づきを促す
 こともできますし、次回に前回の内容を思い出す
 こともできます。

 デメリットは、上司の習熟度が必要なことです。
 話をしながら、ポイントを押さえてメモするのは、
 マルチタスクになるので結構大変です。

 大事な話ほど話に入り込み過ぎて、
 結局何も書いてないということもあります。


2.途中で上司がメモを書く時間を取る

 これは、1on1中の話のテーマ終わりなど
 要所要所で時間をとって記入していくことです。

 「今の話、ちょっと忘れないように書いておくね。」
 などといって、書いておきます。

 メリットは、忘れないうちにメモできること。
 上司なりのまとめ方、解釈で自分の気づきも含めて
 書けること。さらに部下に負担を強いないことです。


3.途中、部下がメモを書く時間を取る

 これは、ポイントになるところで、部下にメモを
 とってもらいます。実際私はこれをよく活用します。

 「今の話、すごく良かったから忘れちゃうので
  書いておこうよ」

 と言って、メモを促します。そうすることで
 部下自身、自分が話した話を改めて再構築して
 自分の中で咀嚼・整理ができ、自分のものに
 することができます。
 
 そして、何より上司が楽です(笑。


4.上司が逐一メモを取る
 
 これのメリットは、前回話した内容がわかるので
 話のつながりや、変化がよくわかることです。
 
 デメリットは、上司が大変なことです。
 
 そして、このやり方が適切・有効な場合は
 いくつか条件があります。

 ・上司と部下の信頼関係が高い場合

 ・部下がそのことに合意をしている場合
 (上司のPCカチャカチャに不安や違和感を感じずに
  むしろ自由に話せる場合)
  
 ・部下が自分が話をした内容を知りたい場合

 などです。
  
5.お互いでメモを取る
 
 これは、docsなどのクラウドで共有できるメモを
 上司・部下双方で同時に見ながら、お互いに対話を
 捕捉しあいながら記入していくものです。

 この手法は、複数人いる会議などで活用されること
 がありますが、1on1でも活用できます。
 
 メリットは、お互いの見解が見えて抜けモレが
 なくなるので話に齟齬がなくなり安心感があります。

 デメリットは、お互い意識がメモに行きがちに
 なるので、じっくり深く考えたり、相手の反応を
 見たり、気持ちに触れるなどと言ったことが
 しづらいことがあります。  


6.常に部下がメモを取る。

 これは、部下自身が話をしながら
 書いていくものです。

 書くことで話が整理できたり、アイデアが浮かぶ
 タイプで、かなり1on1慣れしていて、
 上司を壁打ち相手としてうまく活用できる
 タイプの場合有効です。


このように、メモの取り方も上司・部下の関係性や
1on1習熟度、個人の志向性によってやり方は様々です

しかし、すべてのパターンにおいてやった方がよい
ことは、メモを取りつつも、そこに集中し過ぎずに
できる限りにおいて、うなずきや相づちも
同時に行うことです。

両方行うことで、よっぽど深刻な話でない限り、
その方(メモを取りながらの方)がむしろ、
相手の話をじっと見るよりも、自然な感じで
コミュニケーションが図れると思います。

ぜひ、今回の記事を参考にメモを取っていってください。

◆変革のヒント」
相手との関係性・習熟度・志向性を考慮して、メモを取っていこう!

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 3.【編集後記】
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本日も最後まで読んでくださりありがとうございます!

久々のメルマガになってしまいました。
間が空いてしまい申し訳ございません。

この間いろんなことがありましたが、
最近嬉しかったことの一つが、

先々週、TBSドラマ「私の家政夫ナギサさん」に
おいて、1on1ミーティングがテーマとして
取り上げられたことです。

製薬会社の営業(MR)をしている、
主演の多部未華子さんが
1on1ミーティングを行うことになり、

本を読んで勉強するシーンで
拙著「シリコンバレー式 最強の育て方」も
登場して、トータル10秒ほど映りました!

何より、ドラマにおいて
「心理的安全性」や「傾聴」といった
言葉が出てきたことに、なんとも言えない
感慨深さを覚えました。

時代は着実に変化していますね。

それでは、今日も最高の一日を!

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